Assistant Ufa - CFA Public H/F - Gip Formation et Certification pour L'in

Assistant(e) administratif(ve) UFA (H/F)
Quotité : 50 % - Lieu : Lycée Pardailhan, Auch (32)

Présentation de l'employeur
Le GIP FCIP est en charge du développement d'activités menées par l'Éducation Nationale au niveau de l'académie de Toulouse dans les domaines de la formation continue des adultes et de l'insertion professionnelle. Il est composé de six entités, dont le CFA Public.
Le CFA est une structure de l'Éducation nationale, créé en 2016. Il forme plus de 3 000 apprentis, au sein de plus de 100 Unités de Formation par Apprentissage (UFA) dans l'académie. Il propose plus de 600 formations du CAP à la licence professionnelle.

Finalité de l'emploi
Accueillir les apprentis au sein de l'UFA et assurer le traitement administratif des dossiers des apprentis et des formateurs.

Positionnement
Sous l'autorité hiérarchique du directeur du GIP FCIP (par délégation, la directrice du CFAA), l'autorité fonctionnelle du directeur de l'UFA et l'autorité opérationnelle de la responsable du pôle administratif du CFAA. En lien avec les assistantes UT, les médiateurs, les équipes pédagogiques, les coordonnateurs, les DDFPT, les entreprises, les apprentis et les familles.

Missions principales
- Accueil physique et téléphonique des apprentis : traiter les demandes, orienter et conseiller les usagers.
- Suivi administratif du recrutement des apprentis (GRC, pack entreprise, pack apprenti) et aide à l'élaboration du contrat d'apprentissage.
- Gestion des inscriptions et réinscriptions, saisie des emplois du temps et calendriers d'alternance, mise à jour des fiches apprentis sur Yparéo, envoi des comptes net-Yparéo, édition des bulletins.
- Gestion des inscriptions aux examens, saisie des résultats et soutien à l'organisation matérielle des examens.
- Information régulière des employeurs et des médiateurs (absences, modifications d'emploi du temps).
- Gestion des demandes de permis, de l'internat et des mini-stages ; participation à la journée portes ouvertes.
- Édition des documents administratifs : contrats pédagogiques, attestations, certificats d'apprentissage, conventions ordinateurs.
- Suivi administratif et financier de la formation : justificatifs, pièces déposées par les formateurs, plannings, blocage hebdomadaire des heures, avenants aux contrats de mission des formateurs, états de service faits.
- Secrétariat courant : courrier, comptes rendus, mails.
- Démarche qualité du GIP FCIP : enquêtes et recueils d'informations.

Profil recherché (catégorie B)
- Diplôme minimum : Bac.
- Maîtrise de Word, Excel, Internet et de la messagerie ; connaissance de Yparéo et d'Office 365 appréciée.
- Organisation, rigueur, fiabilité des données, réactivité, respect des délais.
- Sens de l'écoute et du dialogue, esprit d'équipe, aptitude à rendre des comptes.

Conditions de travail
- Quotité : 50 % (variable selon le nombre d'apprentis accueillis dans l'établissement).
- 1 607 heures annualisées.
- Emploi basé dans les locaux de l'EPLE, avec déplacements temporaires.
- Rémunération selon les règles en vigueur dans l'Éducation nationale.

Contact : ****@****.**

Experience: Débutant accepté

Compétences: Expliquer et faire respecter les règles et procédures,Surveiller la ponctualité, l'assiduité des élèves aux cours, contrôler les justificatifs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Gestion de l'emploi du temps
• Excel
• Relation client
• Compte-rendu
• Pack Office
• Word
• Respect des délais
• Contrôle qualité
• Réactivité
• Ypareo
• Empathie