Assistant·e de Direction H/F - Direction Departementale des Territoires

Sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, vous assistez les deux directeurs dans l'organisation quotidienne, en assurant :
- l'accueil physique et téléphonique
- le suivi de la messagerie de la direction en relayant les commandes et les échéances
- la gestion des agendas. Lors du comité de direction hebdomadaire, vous participez au point agenda et mettez en oeuvre les décisions.
- l'organisation des réunions et constitution des dossiers correspondants
- l'Interface entre la direction et les services internes et externes
- la rédaction des comptes rendus de réunions
- le suivi des courriers réservés
- l'archivage papier et numérique
- le suivi des parapheurs en veillant à la qualité formelle des documents émis par les services avant présentation à la direction
- la logistique : déplacements, suivi des frais, réservation de véhicules et de salles, gestion des fournitures de l'équipe.
Vous venez en appui administratif de la cheffe de cabinet et du médecin du travail (présence bimensuelle sur site).
Vous assurez l'intérim de la chargée de communication en son absence.
Une polyvalence réciproque au sein de l'équipe du cabinet est attendue.
Profil recherché :
Savoir-être :
- sens de l'organisation
- réactivité et capacité à travailler en équipe
- discrétion
- rigueur
- diplomatie
- expression orale et écrite

Savoir-faire :
- Maîtrise des outils bureautiques
- Mise en forme de documents
- Priorisation des urgences

Connaissance de l'environnement professionnel à acquérir

Experience: 1 An(s) - Expérience dans l'administratif

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des urgences et des imprévus,Logiciels de gestion de base de données,Planification des tâches et gestion des priorités,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Classer des documents,Gérer la communication interne et externe,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Relayer de l'information,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.

• Gestion de l'emploi du temps
• Gestion de base de données
• Logiciels bureautiques
• Compte-rendu
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation