Les missions du poste
Sous l'autorité du Responsable Administratif Financier et en relation avec les différents services de l'entreprise, véritable pilier de l'agence, vous assurez un rôle central dans le bon fonctionnement administratif de la structure.
LES MISSIONS :
Gestion administrative
- Participer à l'accueil du public au sein de l'entreprise
- Filtrer / Orienter les appels vers les services adéquats et prendre des messages le cas échéant
- Gestion du courrier et des mails (ouverture, tri, diffusion ...)
- Réaliser la saisie et la mise en forme des courriers et documents officiels de l'entreprise
- Suivi des sous-traitants : Contrats, gestion des documents contractuels et administratifs
- Appel d'Offres, montages des candidatures et dépôt des dossiers (Planification des visites obligatoires...)
- Constituer des dossiers de chantier Archivage et enregistrement des documents marchés (OS, avenants...)
- Classement et archivage de dossiers
- S'informer sur les procédures et les réglementations
Comptabilité Fournisseurs
- Rapprochement des factures et bons de commande
- Saisir les factures fournisseurs
- Gérer les échéanciers
- Règlements fournisseurs
- Traitement et suivi des litiges
- Classement et archivage
Gestion du personnel
- Validation et contrôle des données salariales : saisie des heures, saisie des absences, saisie des variables (panier, trajets...)
- Mise à jour des plannings (abs, CP ...)
- Gestion des contrats d'intérimaires
Être apte à réaliser d'autres missions non précisées ici sur demande de la Direction en fonction des exigences clients et des contraintes organisationnelles internes.
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Profil :
- Vous savez prioriser vos tâches, Vous gérez plusieurs dossiers en parallèle, avec des exigences de qualité et de délais.
- Vous êtes autonome dans vos tâches mais appréciez d'être en relation avec plusieurs services
- Vous êtes à l'aise à l'oral et à l'écrit
- Vous êtes discret et courtois
Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Compétences requises
- Comptabilité clients et fournisseurs
- Rédaction d'appel d'offres
- Gestion des prestataires
- Facturation
- Traitement du courrier
- Gestion du personnel