Secrétaire de Direction - Conseil Departemental du Gers H/F - 32

Le Département du Gers recrute un·e secrétaire de Direction à temps complet, au sein de la Direction Patrimoine Immobilier (Résidence administrative : AUCH).

L'agent·e sera placé·e sous l'autorité hiérarchique de la Directrice.

Missions :
Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique de la Direction et des Services :
- Réceptionner les demandes et les orienter vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Filtrer les appels en fonction de l'activité et des urgences
- Gérer les agendas de la direction et s'assurer de la participation lors de réunions ou de déplacements
- Gérer les messages reçus dans la boite mail de la direction : les analyser, les prioriser, les transférer aux services compétents, en assurer un suivi en fonction du degré de sensibilité ...
Effectuer la gestion administrative de la Direction et des Services :
- Assurer la prise de notes pendant les réunions, rédiger des comptes rendus et les diffuser
- Rédiger les différents documents demandés (notes, rapports, courriers, présentations...)
- Gérer le suivi du courrier et des parapheurs (enregistrement, affectation, transmission, suivi, ...)
- Effectuer le classement et l'archivage des documents dans l'arborescence de la Direction
- Tenir et mettre à jour les tableaux de bords et/ou de suivi
Participer à l'organisation des activités de la Direction et des Services :
- Elaborer des supports de communication ou d'information (rédaction de synthèse, rapports, présentations)
- Planifier et organiser des réunions : invitation, réservation de salle et/ou de véhicule, planification, convocation
- Préparation de dossiers avant réunions ou visites sur sites
- Créer les fiches rapports dans le logiciel de délibérations
Gestion de dossiers transversaux,
- CHSCT : préparation et suivi des dossiers à inscrire à l'ordre du jour en liaison avec les services,
- Suivi et mise à jour du plan et des actions de prévention
Suivre les stocks de fournitures de bureau et préparer des commandes selon l'état des stocks
Gestion des personnels :
- Établissement des ordres de mission permanents et ponctuels des agents de la DPI
- Gestion administrative des dossiers accidents de service, et suivi arrêts de travail
- Gestion et suivi des visites médicales des agents de la DPI
- Gestion des EPI (respect de la dotation Type/service - établissement et suivi des commandes)
- Gestion des congés et absences de la Directrice, de son Adjoint et des Chefs de service
Élaboration du plan de formation :
- Recensement des besoins des services et préparation et finalisation du plan de formation en liaison avec la Direction,
- Suivi, gestion de toutes actions de formation obligatoire (habilitations électriques, CACES, travail en hauteur...)